導入事例

クリニックの事務作業の効率アップと情報管理の強化を図りたい。

当クリニックでは、受付カウンター内に設置した複合機を使って、事務スタッフがクリニックの案内やセミナーで使用する資料の印刷、保険証のコピーといった事務作業を行うほか、院長や事務長が機密文書を含む重要書類の印刷やスキャンに使用するなど、さまざまな用途に活用しています。そのため、さらなる業務効率化はもちろん、情報管理の強化につながる複合機の導入を検討しました。

高速起動、コンパクト設計、静音化設計を評価。
ユーザー別フォルダー作成機能にも着目。

置き換えを検討するにあたり、ご販売店のスターティアさまから提案を受けたのが、シャープ製の最新機種MX-3650FNでした。10秒の高速起動と操作しやすい大画面タッチパネルを評価したほか、受付カウンター内にスッキリと収まるコンパクト設計と静音化設計も大きなメリットでした。またスキャンした書類の保存先としてユーザーごとにフォルダーが作成でき、パスワードも設定できるので、情報管理の徹底につながると考えました。

印刷の待ち時間削減にスタッフから高い評価。
重要書類のスキャンデータはアクセス制限して管理。

毎月5,000枚近い印刷をしていますが、高速起動で待ち時間が削減でき、プリント業務のストレスが解消されたとスタッフから好評です。一方、スキャンした書類は共有フォルダーの中で3つのフォルダーに分けて保存。1つ目は、全スタッフが自由にアクセスできるもので、手術後に記入いただくお客さまアンケートなどをデータ化して保存。残りの２つは、院長専用と事務長専用のフォルダーで、それぞれパスワードで管理してアクセス制限をかけることで、情報管理が強化できました。

カードスキャンやプレビュー機能なども活用しさらなる業務効率化につなげたい。

今回導入したMX-3650FNは、各種カードの表裏を1枚に印刷できるカードスキャン機能や、印刷ミスを減らすプレビュー機能なども搭載されており、こうした機能も活用してさらなるコスト削減にもつなげたいと考えています。また多彩な用紙にも印刷できるため、今後、当クリニック内の掲出物やPR物の制作などにも積極的に活用していきたいと考えています。